Accessi, ispezioni e verifiche fiscali: istruzioni per l’uso

Comprensione dell’ambito della verifica fiscale, assistenza di un professionista, produzione documentale e dichiarazioni spontanee: sono i 3 punti che il contribuente, azienda o professionista, che esercita la propria attività deve attenzionare durante l’intero procedimento accertativo da parte della Guardia di Finanza o dell’Agenzia delle Entrate. È vero che negli ultimi anni il legislatore ha affrontato con maggiore determinazione questo tema, inquadrandolo nel più ampio contesto dello Statuto del contribuente, ma è necessario un cambio di passo: superare la convinzione che il controllo fiscale si traduca inevitabilmente in una sanzione e “vivere” la verifica come un momento di confronto tra l’operato del contribuente e l’attività di vigilanza degli Uffici, finalizzata ad accertare la corretta applicazione delle norme fiscali e l’assolvimento dell’obbligazione tributaria.

Nel vasto panorama dei corsi di formazione offerti dagli operatori specializzati, rivolti tanto alle imprese quanto ai professionisti, sembra mancare una guida che illustri come affrontare con consapevolezza e correttezza un momento certamente delicato sotto il profilo fiscale, ma non di rado anche sotto quello psicologico: l’accesso presso la sede aziendale o lo studio professionale da parte di militari della Guardia di Finanza o di funzionari dell’Agenzia delle Entrate per l’effettuazione di ispezioni o verifiche.

Proviamo, dunque, a offrire alcune indicazioni di massima, che possano evitare comportamenti imprudenti da parte del contribuente sottoposto a controllo e che potrebbero compromettere negativamente sia la fase istruttoria sia l’intera procedura accertativa.

Va premesso che, negli ultimi anni, il legislatore ha affrontato con maggiore determinazione questo tema, inquadrandolo nel più ampio contesto dello Statuto dei diritti del contribuente, il quale sancisce che i rapporti tra contribuente e Amministrazione finanziaria debbano essere improntati al principio di collaborazione e buona fede. Ciò implica la necessità di superare – sia nella percezione collettiva sia, talvolta, nell’atteggiamento dei verificatori – la convinzione che il controllo fiscale si traduca inevitabilmente in una sanzione. Al contrario, la verifica deve essere intesa come un momento di confronto tra l’operato del contribuente e l’attività di vigilanza degli Uffici, finalizzata ad accertare la corretta applicazione delle norme fiscali e l’assolvimento dell’obbligazione tributaria.

È importante osservare come queste norme operino ex post, fungendo da correttivo rispetto a eventuali abusi o eccessi nell’azione ispettiva. Fortunatamente, anche grazie alla crescente attenzione nella formazione dei verificatori, tali situazioni risultano oggi più rare; tuttavia, restano alcuni aspetti critici del rapporto tra contribuente e organi di controllo che meritano un’attenta riflessione.

Comprensione dell’ambito della verifica – L’ordine di servizio che autorizza l’inizio delle operazioni di verifica deve indicare in modo preciso l’ambito dell’intervento. Il contribuente, dal canto suo, ha non solo l’onere, ma l’evidente interesse, a comprendere con chiarezza la natura e i limiti dell’azione istruttoria. Pertanto, occorre prestare particolare attenzione alle “fonti di innesco” e alle modalità con cui si intende condurre il controllo.

Ne deriva, quindi, l’obbligo di garantire una proporzionalità tra l’ampiezza e l’incisività del controllo fiscale, rispetto ai risultati che si ritiene possano essere conseguiti dalla verifica stessa, consentendo al contribuente una valutazione consapevole prima dell’inizio delle attività di indagine.

Non sempre, purtroppo, i verificatori insistono su tale facoltà, forse nella convinzione (non del tutto corretta) che l’assenza di un consulente possa agevolare l’attività ispettiva.

In realtà, l’assistenza di un professionista garantisce una doppia funzione essenziale: da un lato, monitorare costantemente l’attività istruttoria, contestando tempestivamente eventuali irregolarità nell’acquisizione delle prove; dall’altro, verbalizzare puntualmente le osservazioni del contribuente rispetto agli elementi emersi nel corso della verifica, già nei cosiddetti verbali giornalieri.

Questo secondo aspetto è spesso trascurato, ma risulta determinante: le osservazioni del contribuente, se correttamente formalizzate, costituiranno la base per eventuali controdeduzioni future. Pertanto, è necessario che l’Amministrazione finanziaria disponga di tutti gli elementi per valutarne l’effettiva valenza probatoria, dovendo al contempo motivare per quali ragioni non ritenga di prendere in considerazione quanto già esposto dal contribuente nelle proprie osservazioni.

È dunque opportuno che tutte le osservazioni siano analiticamente riepilogate nel processo verbale di constatazione redatto al termine delle operazioni di verifica, che purtroppo troppo spesso si limita ad una formula vaga e inutilmente interlocutoria, del tipo: “Prendo atto di quanto sopra esposto e mi riservo di contestarlo nelle opportune sedi”, che nulla aggiunge sul piano sostanziale.

Produzione documentale e dichiarazioni spontanee – In ogni verbale di constatazione è presente una sezione di apertura in cui vengono ricordate tutte le norme (anche sanzionatorie) a presidio dell’obbligo del contribuente di fornire ai verificatori tutti i libri, i registri, le scritture contabili e la relativa documentazione prevista dalla legge, nonché le conseguenze, altresì in termini di preclusioni per la successiva difesa, del rifiuto della loro esibizione. Tuttavia, accade frequentemente che i verificatori richiedano prospetti riepilogativi o elaborazioni gestionali prodotti ad hoc dal contribuente, o formulino domande specifiche cui viene chiesto di rispondere verbalmente. In tali casi non si possono invocare le regole valide per il rifiuto di esibizione documentale e occorre agire con grande cautela. Infatti, nell’ansia di giustificare il proprio operato, il contribuente si preoccupa di fornire decine e decine di prospetti, di elaborazioni di dati e quant’altro possa essere sul momento ritenuto utile per legittimare il proprio comportamento, senza rendersi conto di come poi tali dati potrebbero essere utilizzati per supportare l’attività di accertamento.

Ancor più insidiosa è la dinamica delle risposte verbali rese a fronte di domande specifiche formulate dai verificatori, nelle quali l’ansia di difendere il proprio operato e la pressione psicologica tipica di tali situazioni possono indurre il contribuente a fornire dichiarazioni affrettate o imprecise, che rischiano di trasformarsi in veri e propri “autogol” difficilmente rimediabili in una successiva fase difensiva. Anche in questo caso, la presenza di un professionista esperto può fare la differenza, poiché è in grado di valutare, con la necessaria consapevolezza, quali elementi fornire, in che forma, e quali risposte sia opportuno rendere.

La fase istruttoria di ispezione e verifica presso le sedi in cui il contribuente esercita la propria attività, commerciale o professionale, rappresenta un momento estremamente delicato e strategico nell’ambito dell’intero procedimento accertativo. Come tale, va affrontata con piena consapevolezza dei rischi connessi, e, ove possibile, con la costante assistenza di un professionista qualificato, in grado di tutelare adeguatamente i diritti del contribuente e prevenire conseguenze potenzialmente pregiudizievoli.

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